Economia circolare è chi economia circolare fa.

Come abbiamo trasformato Maker Faire Rome in un evento green e perché ogni evento dovrebbe seguire questa strada.

La sostenibilità è diventata mainstream. Per fortuna! Siamo ormai tutti costantemente alla ricerca di modi per diventare più eco-compatibili  e capire come possiamo fare la nostra parte per limitare il nostro impatto sull’ambiente o rimediare, dove possibile, ai danni già fatti.

Nessuna industry è rimasta indietro, neanche quella degli eventi, anzi: spostando gli eventi moltissime persone, l’attenzione al tema da parte degli addetti ai lavori è altissima e molte aziende e organizzazioni si sono già mosse per implementare prodotti e servizi event-related la cui “impronta” sia il più leggera possibile.

Che cosa significa anche essere “sostenibili”? Significa modificare il proprio approccio in modo tale da evitare l’esaurimento delle risorse naturali. L’obiettivo è aiutare a mantenere l’equilibrio ambientale.  La creazione di eventi “sostenibili” è la chiave per potersi qualificare come organizzatore di eventi “responsabile”. Anche in Maker Faire Rome – the European Edition, lavoriamo da sempre per minimizzare e ridurre quanto più possibile il nostro impatto sull’ecosistema che ci accoglie. Abbiamo sposato da tempo i temi del riciclo, del riuso e dell’economia circolare, cui l’edizione 2019 appena conclusa è stata interamente dedicata.

Non potevamo non pianificare anche l’evento in modo da obbedire pienamente a questi valori.

Non è stato un percorso semplice, e neanche senza ostacoli; abbiamo scelto di mettere in campo tutte le nostre energie e quelle dei nostri partner per lavorare sinergicamente e raggiungere l’obiettivo di carbon neutrality.

Conosciamo bene la complessità e le difficoltà di certe scelte, e per questo condividiamo volentieri le nostre, certi che potranno ispirare anche altri a seguirci in questa linea. Abbiamo riassunto in questa lista le decisioni che ci hanno permesso di realizzare una Maker Faire Rome interamente carbon-neutral: dieci suggerimenti che, ci auguriamo, in tanti vorranno raccogliere.

1. Scegliere i partner giusti

Da soli non si va lontano, insieme si realizzano cose meravigliose. I nostri partner – tutti, dalla location Fiera di Roma, agli sponsor, agli espositori – hanno sposato in pieno la nostra scelta e offerto di fare la propria parte. Abbiamo scoperto che moltissimi di loro avevano già adottato, o stavano per, pratiche di sostenibilità nei loro processi interni. E’ sorprendente come “uscire allo scoperto” permetta di scoprire quanta affinità ci sia anche tra organizzazioni molto diverse per settore di appartenenza, dimensioni, cultura aziendale, processi interni.

2. Scegliere la giusta location

La scelta più efficace per un evento quanto più possibile sostenibile è sicuramente quella di ospitarlo in una location capace di limitare o ridurre l’impatto complessivo dovuto prevalentemente agli spostamenti. Per Maker Faire Rome, la Fiera di Roma lo è: vicina e facilmente raggiungibile dall’aeroporto e dalle principali stazioni; comunque dotata di ampi parcheggi – alcuni anche riservati alle auto del car sharing o a quelle elettriche; ben collegata dai treni urbani e regionali che servono le diverse stazioni cittadine; versatile nelle strutture – elemento importante in ottica di ottimizzazione degli allestimenti e della logistica; recettiva nei valori e proattiva nella definizione delle modalità operative, ha sicuramente rappresentato una buona “spalla”.

3. Spostamenti, distanze e trasporti

Quanto dista l’aeroporto dalla location dell’evento?  Quanto distano la location e gli hotel nel quale alloggeranno gli ospiti? Minore la distanza, minore la carbon footprint. Se poi la location è servita anche dal trasporto pubblico, il gioco è fatto!  Lo stesso vale per tutti i servizi ancillari, dalla ristorazione all’intrattenimento: se sono facilmente accessibili dalla location con il trasporto pubblico o se, addirittura, è possibile organizzarli on site, questo depone certamente a vantaggio della sua scelta.

Per Maker Faire Rome, abbiamo scelto di stilare partnership con diversi vettori: Trenitalia per chi avrebbe raggiunto la Fiera da fuori Roma, con la locale azienda municipalizzata dei trasporti, con i servizi di Car Sharing e con le compagnie taxi. Abbiamo promosso il car pooling e incentivato l’uso del trasporto pubblico grazie a promozioni dedicate. Ove non è stato possibile gestire le loro presenze utilizzando il trasporto pubblico, abbiamo anche previsto il trasporto di gruppo (car pooling) per lo staff e bus navette per gli speaker che si sono succeduti nelle diverse giornate, per trasportare più persone contemporaneamente e ridurre al minimo l’impatto ambientale.

4. Valorizzare le certificazioni di sostenibilità

Strutture alberghiere e ricettive in generale, fornitori catering, allestitori… Preferire sempre, quando possibile,  terze parti in possesso di una certificazione di sostenibilità.

5. Go paperless!

Iniziare con qualcosa di semplice come evitare il consumo di carta è un modo facile per generare un forte impatto. Sostituire inviti via email a quelli cartacei, la app alla guida all’evento, il QRCode ai volantini informativi, il biglietto digitale a quello stampato: sono opzioni che non solo aiutano a ridurre al minimo i consumi ma che consentono di comunicare con i partecipanti e lo staff in tempo reale, ottimizzando il tempo e il lavoro di tutti. In questo modo, inoltre, una modifica dell’ultimo minuto nel programma non sarà più un imprevisto e le informazioni potranno facilmente raggiungere i destinatari cui erano indirizzate.  Il risparmio è anche economico, laddove non c’è più necessità di ristampare migliaia di programmi a seguito della variazione di un oratore o di modifiche al programma delle attività.

E’ necessario rendere semplice per i partecipanti  – tutti, dagli espositori ai visitatori – diventare paperless. Mailing list, app, sistemi di condivisione dei documenti in Cloud e ogni altro strumento di questo tipo può e deve essere adottato anche nelle relazioni esterne, con il team di lavoro “allargato” e con il pubblico.

6. Gestire i rifiuti prodotti on site

Per Maker Faire Rome 2019 abbiamo scelto di non distribuire ai partecipanti bottiglie d’acqua di plastica e prodotti confezionati singolarmente. Tutto lo staff è stato dotato di borracce in alluminio e distributori di acqua sono stati posizionati nelle sale meeting e negli spazi dedicati al personale.

Anche i visitatori sono stati invitati a non introdurre plastica all’interno della location, e a conferirla correttamente qualora si rendesse necessario.

Allo stesso modo, a tutti i fornitori dell’area food & beverage è stato richiesto di servire ogni prodotto soltanto in contenitori  compostabili e di includere una percentuale importante di proposte alimentari a base vegetariana: l’alimentazione che non prevede carne, infatti, è caratterizzata da una minore carbon footprint.

Per il corretto conferimento dei rifiuti, inoltre, sono state organizzate – lungo tutti  i percorsi di visita – delle “isole ecologiche” nelle quali i visitatori hanno potuto correttamente differenziare i loro rifiuti e ricevere informazioni sui materiali che compongono i diversi imballaggi e la loro impronta ecologica.

7. Ridurre e ottimizzare il consumo di energia

Tutta l’energia impiegata durante Maker Faire Rome è stata prodotta da fonti rinnovabili.

9. Compensare

L’obiettivo è “Zero Emission” ma non è sempre possibile ottenerlo fin dall’inizio. Per questo, Maker Faire Rome ha settato il suo personalissimo “goal” sulla carbon-neutrality e si è impegnata per compensare le emissioni che, suo malgrado, non è riuscita ad evitare con la piantumazione di un bosco in Guatemala, paese afflitto da una forte deforestazione che sta danneggiando le comunità locali. Tutti gli alberi saranno taggati e georeferenziati: si potrà seguirne cosi la vita e il contributo al sostentamento delle popolazioni del luogo.

Il progetto è stato realizzato in collaborazione con ZeroCo2, il primo servizio che permette di piantare alberi con un click e di seguirne la crescita online. ZeroCo2 è una startup romana che proprio a Maker Faire Rome, nell’edizione 2018, aveva presentato la sua attività.                                                                                                                    

10. Comunicare

Da dove iniziare quando decidiamo di progettare per modificare un comportamento? Sicuramente, per assicurarci cambiamenti  nelle abitudini che siano davvero sostenibili dobbiamo superare l’idea che la motivazione sia elemento sufficiente. Intanto, dobbiamo pensare in ottica di “progettazione”: la sostenibilità è un percorso, il cambiamento nel comportamento lo è altrettanto.

Quando si tratta di progettare qualcosa – che sia un prodotto, un servizio o un cambiamento nell’atteggiamento – è fondamentale essere consapevoli del mindset delle persone nelle quali speriamo di attivarlo. Per chi progetta, quindi, è necessario:

• aver ben chiaro “per chi” intendiamo progettare
• adottare una visione quanto più chiara e completa possibile delle sfide che sottendono a questa decisione
• scegliere approcci e strumenti adeguati a perseguirla.

Lavorare sull’approccio alla sostenibilità è lavorare su una relazione progetto-cliente/utente/visitatore che mira ad essere di lungo termine. Comprendere il comportamento umano e gli elementi che lo determinano, i pregiudizi cognitivi, le complessità delle motivazioni, sono must assoluto per una progettazione efficace.

A Maker Faire Rome abbiamo preso atto che esistono tre macro-categorie di fattori che influenzano il comportamento delle persone:

1. opportunità: le persone dispongono di risorse sufficienti e di un ambiente di supporto
2. capacità: le persone dispongono delle competenze e delle conoscenze necessarie per partecipare attivamente o, nel caso di partner e fornitori, per fornire servizi di qualità e comprendere le prestazioni previste
3. motivazione: le persone sono sufficientemente motivate.

Si tratta di elementi che impattano in vario modo sui diversi livelli dell’ecosistema di un evento, quello all’interno del quale tutti ci si muove.

La comunicazione è stata chiave in questo processo, a tutti i livelli: nella negoziazione con la location Fiera di Roma, con gli espositori e i partner, con i visitatori. Per ciascuno di loro, sono state studiati e implementati messaggi ad hoc, e con ciascuno è stato adottato un diverso approccio, quello che meglio potesse garantire su un ragionevole successo del progetto.

Realizzare un evento green, carbon-neutral, nel quale intervengono centinaia di sub-fornitori e di espositori e oltre centomila partecipanti, in una grande città complessa, in un contesto urbano non sempre pronto ad accogliere scelte cosi radicali, non è una passeggiata.

Comunicare correttamente prima, durante, dopo l’evento ha aiutato, moltissimo, a pesare equilibri e interessi e a rispettarli mantenendo fede all’impegno preso.

Per noi, la Maker Faire Rome più bella di sempre. La prossima lo sarà persino di più.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________ Per capire e orientarsi nel mondo della sostenibilità per gli eventi, ti suggeriamo questa lettura, a cura di Skift